Auch wenn die meisten Menschen heute E-Mails nutzen – gedruckte Briefe und Dokumente werden immer noch versandt. An Behörden oder Firmen oder zwischen Unternehmen in Form von Geschäftsbriefen. Damit das offizielle Schreiben beim richtigen Empfänger landet, gibt es die Abkürzung „zu Händen“ (beziehungsweise „z.Hd.“). Aber wo und wie wird der Vermerk korrekt im Adressfeld eingesetzt? Was ist die korrekte Schreibweise? Wir zeigen Ihnen hier mit einfachen Beispielen, wie Sie die Abkürzung und den Adresszusatz „zu Händen“ richtig nutzen und platzieren, damit Ihr Brief wirklich zu Händen der gewünschten Person zugestellt wird…
Richtige Schreibweise: zu Handen oder zu Händen?
In Deutschland lautet die korrekte Schreibweise laut Duden „zu Händen“ – in Österreich und der Schweiz hat sich jedoch „zu Handen“ durchgesetzt. In der Schweiz gibt es auch noch die Schreibweise „zuhanden“.
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Wann wird „Zu Händen“ verwendet?
Schicken Sie wichtige Dokumente oder Briefe an eine Behörde oder ein Unternehmen – zum Beispiel Ihre Bewerbungsunterlagen – reichen „Finanzamt“ oder „Beispiel GmbH“ als Empfänger im Adressfeld nicht aus. Zu ungenau. Hierfür gibt es den Vermerk und die Formulierung „zu Händen“. Damit weisen Sie darauf hin, für wen das Schreiben bestimmt ist und wer der Adressat innerhalb eines Unternehmens oder einer Abteilung ist.
Das ist gleich doppelt sinnvoll: Zum Einen helfen Sie dabei, dass der Brief nicht durch unzählige Hände und Stationen weitergereicht werden muss, bis er sein Ziel erreicht (was die Zeit bis zur Antwort reduziert). Zum Anderen vermeiden Sie, dass das Schreiben in die falschen Hände gerät, sondern eben nur „zu Händen“ Max Muster erreicht.
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Zu Händen Abkürzung: Welche ist korrekt?
Den ausgeschriebenen Vermerk „zu Händen“ werden Sie auf Briefen selten finden. Aus Platzgründen werden Name und Adresse des Empfängers kompakt formuliert und für „zu Händen“ regelmäßig Abkürzungen genutzt. Dabei stehen Ihnen 3-4 Abkürzungen zur Auswahl:
- z. H.
- z. Hd.
- z. Hdn.
- „zH“ (nur in Österreich)
Das Leerzeichen zwischen dem „z.“ und dem „H.“ beziehungsweise „Hd.“ dürfen Sie weglassen (zum Beispiel: „z.Hd.“). Auch diese Schreibweise ist laut Duden zulässig und korrekt. Am gebräuchlichsten ist übrigens die Abkürzung „z. Hd.“.
Was ist der Unterschied zwischen z.Hd. und c/o?
Die Abkürzung „c/o“ steht für „care of“ und bedeutet sinngemäß „wohnhaft bei“. Das Kürzel wird im Adressfeld genutzt, wenn der Empfänger keinen eigenen Briefkasten hat – zum Beispiel, weil er zur Untermiete wohnt oder sich gerade im Krankenhaus, Pflegeheim, Hotel oder in einer Ferienwohnung befindet. In dem Fall wird der Briefträger den Brief dennoch an der angegebenen Adresse einwerfen, obwohl der Name nicht auf dem Briefkasten steht.
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Vertrauliche Briefe mit „persönlich“ kennzeichnen
Wenn Sie möchten, dass Ihr Schreiben vertraulich behandelt und wirklich nur vom genannten Empfänger geöffnet und gelesen wird, reicht der Vermerk „z. Hd.“ nicht aus. In dem Fall müssen Sie in das Adressfeld „persönlich“ oder „vertraulich“ schreiben. Wird der Brief dann trotzdem von einer anderen Person geöffnet, wäre das ein schwerer Verstoß gegen das Briefgeheimnis.
Beispiel für einen vertraulichen Brief:
Bewerbung GmbH
– persönlich –
z.Hd. Frau Petra Personaler
Beispielstr. 12
98765 Musterstadt
o.V.i.A.: Auch Vertreter dürfen den Brief lesen
Wer hingegen möchte, dass sein Anliegen möglichst schnell bearbeitet wird oder richtet sich das Schreiben an eine Behörde, können Sie ins Adressfeld den Hinweis „o.V.i.A.“ schreiben. Die Abkürzung bedeutet: „oder Vertreter im Amt“. Bedeutet: Auch Stellvertreter dürfen den Brief öffnen, lesen, bearbeiten. Beispiel:
Beispielamt
z.Hd. Herrn Max Muster o.V.i.A.
Akteweg 12
98765 Musterstadt
Wie schreibt man korrekt: z.Hd. Herr oder Herrn?
Weil es sich bei dem Vermerk um einen Genitiv handelt („Zu Händen des Herrn Muster“), ist allein die Schreibweise „z.Hd. Herrn…“ korrekt. Der Nominativ „z.Hd. Herr“ ist falsch.
- Falsche Schreibweise: „z. Hd. Herr Huber“
- Richtige Schreibweise: „z. Hd. Herrn Huber“
Bei Adressierung an eine Frau ändert sich nichts, da der Genitiv von „Frau“ wieder „Frau“ ist. Bei Briefen an mehrere Personen wiederum gibt zwar keine festen Regeln für die Adressierung. Sie können also bis zu drei Namen nennen. In offiziellen Schreiben gilt allerdings: Hierarchie vor Geschlecht – der ranghöchste Empfänger wird immer zuerst genannt.
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Richtige Platzierung der Abkürzung „z.Hd.“ im Adressfeld
Um Adressfelder einheitlich zu gestalten, werden diese nach der Norm DIN 5008 gestaltet. Wenn Sie sich auf dem Briefumschlag daran halten, gibt es bei der Zustellung und Zuordnung des Empfängers keine Probleme.
Faustregel: Das Adressfeld auf Geschäftsbriefen beginnt immer mit dem Firmennamen. Der direkte Ansprechpartner und Empfänger wird stets unter dem Firmennamen genannt. Der Vermerk „zu Händen“ beziehungsweise „z. Hd.“ steht also an zweiter Stelle im Adressfeld. Danach folgen Ortsanschrift oder ein Postfach. Die korrekte Reihenfolge nach DIN 5008 lautet immer: Firmenname (mit Gesellschaftsform), z.Hd. Adressat, Straße und Hausnummer (oder Postfach), Postleitzahl und Ort.
Beispiele: Wie zu Händen adressieren?
Brief an eine Person
Beispiel GmbH
z.Hd. Herrn Exempel
Hauptstraße 23
12345 Musterstadt
Brief mehrere Personen
Muster SE
z. Hd. Frau Fantasie und Herrn Hempel
Hauptstraße 99
54321 Beispielort
Brief an eine Abteilung
Fantasie GmbH
Personalabteilung, z.Hd. Frau Petra Personaler
Hauptstraße 23
12345 Musterstadt
Brief an ein Postfach
Beispielamt Musterstadt
z.Hd. Frau Maier
Postfach 9876
12345 Musterstadt
Sonderfälle
Weil der Name des richtigen Ansprechpartners nicht immer bekannt ist (zum Beispiel bei der Initiativbewerbung), wird bei der Anrede die allgemeine Formel „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwendet. In dem Fall richten Sie das z. Hd. (falls nötig) an die zuständige Abteilung. Bei einer Bewerbung wäre das die Personalabteilung. Bei Beschwerden kann es auch die Geschäftsführung sein.
Zu Händen in der E-Mail?
E-Mail-Adressen sind in den meisten Fällen eindeutig. In Unternehmen folgen diese beispielsweise dem Muster: Vorname.Name@Unternehmensname.d. Bei einer solchen Struktur können Sie sicher sein, dass die E-Mail genau und nur den Empfänger erreicht, den Sie adressiert haben. Der Vermerk „zu Händen“ ist in E-Mails daher unüblich.
Keine Regel ohne Ausnahme: Sollten Sie nur eine allgemeine Mail-Adresse, beispielsweise einer Abteilung oder eine Sammelstelle haben (service@firma.de, kontakt@firma.de, info@firma.de) kann der Zusatz „zu Händen“ beziehungsweise „z.Hd.“ direkt im Betreff der Mail sinnvoll sein.
Ist „zu Händen“ zeitgemäß oder überholt?
Auch wenn die digitale Kommunikation per Mail, Messenger, Whatsapp und SMS heute überwiegt, werden auch weiterhin gedruckte Geschäftsbriefe und formale Schreiben per Post verschickt. Zum Beispiel Bewerbungen, Verträge, Rechnungen, Mahnungen, Behördenbriefe. In diesem Schriftverkehr wird das Kürzel und der Vermerk „zu Händen“ beziehungsweise „z.Hd.“ weiterhin genutzt. Das spart Zeit, die offizielle Korrespondenz nimmt keine Umwege, der Empfänger ist klar benannt, Kunden und Geschäftspartner können so unmittelbar adressiert, angeschrieben und angesprochen werden. Die Abkürzung ist also auch weiterhin zeitgemäß und sogar effektiv.
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[Bildnachweis: Karrierebibel.de]
